A fiscalização do trabalho raramente avisa com antecedência. O auditor fiscal pode aparecer na empresa ou notificar que quer ver documentos numa data marcada, a chamada Notificação para Apresentação de Documentos (NAD), que hoje costuma chegar pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). Nos dois casos, o que decide o resultado não é o que a empresa faz na semana da visita. É o que já estava em dia antes dela.
O que o auditor costuma pedir de SST
- PGR com inventário de riscos e plano de ação, com responsáveis e prazos.
- PCMSO e os ASOs de cada trabalhador: admissional, periódico, retorno, mudança de função e demissional.
- Fichas de entrega de EPI assinadas, com o CA (Certificado de Aprovação) de cada equipamento.
- Certificados de treinamento das NRs que se aplicam, como NR-35 (altura), NR-10 (eletricidade) e NR-33 (espaço confinado).
- LTCAT e laudos de insalubridade e periculosidade, quando houver exposição.
- Ordens de serviço e permissões de trabalho para atividades de risco.
- Eventos de SST no eSocial (S-2210, S-2220 e S-2240), que precisam bater com os documentos.
Deixar de apresentar o que foi pedido também pode ser autuado. Por isso não basta o documento existir: ele precisa ser encontrado a tempo.
Onde as empresas costumam tropeçar
Documento vencido ou desatualizado
A NR-1 pede que a avaliação de riscos do PGR seja revista pelo menos a cada dois anos, ou antes, quando a operação muda. O PCMSO tem relatório analítico anual. ASOs periódicos, CAs e treinamentos têm validade própria. Cada prazo, sozinho, é simples. O problema é acompanhar dezenas deles ao mesmo tempo, espalhados entre pastas, planilhas e e-mails.
Ficha de EPI sem assinatura ou com CA vencido
A ficha é a prova de que o equipamento certo foi entregue. Sem assinatura, ou com um CA que já venceu, ela perde valor na fiscalização e também numa reclamação trabalhista.
Papel que não bate com o campo
Funções, setores e riscos do PGR precisam corresponder ao que o auditor vê na operação e ao que foi enviado ao eSocial. Um PGR feito uma vez e esquecido costuma descrever uma empresa que já não existe.
Documento que existe, mas ninguém acha
Quando o técnico que cuidava de tudo sai, ou quando cada filial guarda os papéis de um jeito, o documento até existe, mas não aparece no prazo da notificação.
Como se preparar antes da visita
- Liste todos os prazos: revisão do PGR, relatório do PCMSO, ASOs periódicos, CAs, treinamentos e laudos.
- Confira se cada ficha de EPI está assinada e com CA válido.
- Compare funções e setores do PGR com a operação de hoje.
- Verifique se os eventos do eSocial foram aceitos e batem com os documentos.
- Deixe tudo num lugar onde qualquer pessoa da equipe encontre, não só quem montou.
Para entender quanto custa errar, veja multa por descumprir a NR-1.
Onde o SSTSegura entra
- Avisa o vencimento do PGR e do PCMSO com 90, 60, 30 e 7 dias de antecedência, e o de ASOs, EPIs e treinamentos com 30 dias.
- Mostra todos os vencimentos num painel só, do mais atrasado ao que ainda vai vencer.
- Registra cada entrega de EPI por trabalhador, com CA, data e assinatura colhida no celular.
- Emite certificados de treinamento com link para conferir se são válidos.
- Valida os eventos de SST antes do envio ao eSocial e guarda o recibo de cada um.
Quando o auditor pedir, o documento está em dia e sai em PDF na hora. Para ver na prática, o SSTSegura para empresas tem 14 dias de teste sem cartão.