O técnico de segurança que cuidava de tudo pediu as contas. Ele sabia onde estava cada documento, quando vencia cada ASO e qual planilha tinha a lista atualizada de EPIs. Na semana seguinte, ninguém sabe.
Por que isso é mais grave do que parece
Documentos de SST precisam ser guardados por muito tempo. A NR-7, por exemplo, exige que o prontuário do empregado seja mantido por no mínimo 20 anos depois do desligamento, e mais em alguns casos de exposição específica. Fichas de EPI, laudos e certificados são a prova da empresa em fiscalização, em reclamação trabalhista e em pedido de PPP.
Quando tudo depende de uma pessoa, o histórico vai embora junto: pastas no computador dela, e-mails pessoais, planilhas com nomes que só ela entende.
O que costuma se perder
- A agenda de vencimentos: ASOs, treinamentos, CAs, revisão do PGR.
- As fichas de EPI assinadas e o histórico de trocas.
- O motivo de cada decisão técnica no PGR.
- Os retornos do eSocial e o que ficou pendente.
- Os contatos e combinados com clínicas e consultorias.
Como a empresa se protege
- Documentos no nome da empresa, não no computador de alguém.
- Histórico organizado por trabalhador, não por pasta.
- Prazos com aviso automático, que não dependem da memória de ninguém.
- Registro de quem fez cada alteração.
- Possibilidade de exportar tudo, se um dia for preciso.
Onde o SSTSegura entra
- Tudo fica na conta da empresa, organizado por trabalhador: ASOs, EPIs, treinamentos, exposições e eventos do eSocial.
- Os vencimentos aparecem num painel e geram aviso por e-mail antes de vencer.
- O sistema registra quem alterou o quê, e os dados podem ser exportados.
Quem chega continua de onde o outro parou. Para ver na prática, o SSTSegura para empresas tem 14 dias de teste sem cartão.